European Fuel Manufacturers Association herinvesteert slim

Na de verhuis naar een nieuw gebouw besloot European Fuel Manufacturers Association hun bestaande audiovisuele infrastructuur verder uit te breiden. De organisatie had nood aan ruimere meeting rooms én wilde de zichtbaarheid van deelnemers tijdens hybride meetings verbeteren. Samen met Play AV werd de bestaande infrastructuur uitgebreid en kregen verschillende vergaderruimtes een nieuwe audiovisuele inrichting.

Het resultaat? Meeting rooms die vandaag bijna dagelijks worden ingezet voor hybride Teams-meetings. Met een duidelijke focus op gebruiksgemak, zichtbaarheid en een vlotte vergaderervaring.

Meeting room Lisbon-Madrid

De verhuis naar het nieuwe gebouw bracht ook nieuwe noden met zich mee. Twee kleinere vergaderruimtes werden omgetoverd tot één grotere ruimte, meeting room Lisbon-Madrid werd geboren. Een logische keuze, maar tegelijk een nieuwe uitdaging op vlak van audiovisuele ondersteuning.

De ruimte moest niet alleen geschikt zijn voor grotere groepen, maar ook optimaal functioneren voor hybride vergaderingen. Vooral de zichtbaarheid van deelnemers in de ruimte vormde daarbij een belangrijk aandachtspunt.

“We hadden nood aan een grotere meeting room en een betere visibiliteit van de deelnemers in hybride meetings. De Logitech Sight kan meerdere personen in beeld brengen tijdens een meeting.” Vertelt Didier De Vidts – Finance, Administration & HR Director bij European Fuel Manufacturers Association. 

Voor de audiovisuele invulling werd gekozen voor een combinatie van een Logitech Rally Bar en Logitech Sight. Door beide oplossingen te combineren, kunnen meerdere deelnemers beter in beeld worden gebracht. De deelnemers op afstand kunnen hierdoor ook een natuurlijker beeld krijgen van wat er in de ruimte gebeurt.

Hybride vergaderen is vandaag een vast onderdeel van de werking van European Fuel Manufacturers Association. De meeting room Lisbon-Madrid wordt bijna dagelijks gebruikt voor Teams-meetings. Ook in de meeting room Amsterdam wordt de Logitech Sight ingezet voor hybride vergaderingen. Waar een klassieke videoconferencing-oplossing voornamelijk gericht is op de spreker vooraan in de ruimte, zorgt Sight ervoor dat meerdere deelnemers rond de tafel zichtbaar kunnen zijn.

Drie displays, één betere kijkervaring

Naast de videoconferencing oplossingen werden ook verschillende schermen uitgebreid of vervangen. In de meeting room Lisbon-Madrid werden drie Samsung displays voorzien. De reden daarvoor is eenvoudig: niet iedereen in een grote vergaderruimte zit even dicht bij het hoofdscherm. Door extra displays toe te voegen, kunnen deelnemers de presentatie ook vanaf een comfortabelere kijkafstand volgen. Zo wordt de audiovisuele oplossing afgestemd op de volledige ruimte, in plaats van enkel op de positie vooraan.

Gebruiksgemak centraal

Een krachtige audiovisuele oplossing is pas echt waardevol wanneer iedereen ermee aan de slag kan. Daarom werd ook bij de bediening bewust gekozen voor eenvoud. In de verschillende meeting rooms wordt gebruikgemaakt van een Crestron touchpaneel als centrale bediening. European Fuel Manufacturers Association koos bewust niet voor klassieke afstandsbedieningen:

“We vonden het geen goed idee om met een afstandsbediening aan de slag te gaan. Het Crestron-paneel is duidelijk voor iedereen.” vertelt Didier De Vidts – Finance, Administration & HR Director bij European Fuel Manufacturers Association ons.

De bediening van de audiovisuele systemen gebeurt doorgaans voorafgaand aan de meeting door de administratieve assistenten. Dat maakt gebruiksvriendelijkheid extra belangrijk. Ook medewerkers zonder technische achtergrond moeten het systeem zelfstandig kunnen bedienen. Want een oplossing die moeilijk te gebruiken is wordt uiteindelijk ook minder efficiënt ingezet.         

Een vertrouwde samenwerking

Voor European Fuel Manufacturers Association was dit bovendien geen eerste samenwerking met Play AV. Het bedrijf werkt al meer dan vijf jaar samen met Play AV voor zijn audiovisuele oplossingen. Ook bij deze uitbreiding werd de uitvoering als bijzonder vlot ervaren. De Play AV-technicians stonden in voor de herinstallatie en integratie van de verschillende systemen.

Diezelfde aanpak vormde volgens European Fuel Manufacturers Association ook de basis voor de verdere begeleiding tijdens het project. Na eerdere minder goede ervaringen met andere AV-integrators maakt Play AV volgens hen al meer dan vijf jaar het verschil.

Didier vertelt ons hoe zij deze langdurige samenwerking ervaren: “Na onze mindere goede ervaring met andere AV-integrators maakt Play AV al meer dan 5 jaar het verschil voor ons als bedrijf. Stipt en zoals afgesproken van tevoren.”